Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, bên cạnh việc tìm hiểu những thông tin, quy định pháp luật về hóa đơn, các nghiệp vụ về hóa đơn như cách lấy hóa đơn điện tử, in hóa đơn, chuyển đổi hóa đơn… thì một trong những vấn đề đang được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm hiện nay đó chính là chi phí sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy so với việc sử dụng hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử có tốn hơn không?
Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy thì ít nhất sẽ phải bỏ ra các khoản chi phí sau:
+ Chi phí bảo quản và lưu trữ hoá đơn. Đây là khoản chi phí tương đối nặng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn với lượng hóa đơn hàng ngày, hàng tháng rất lớn. Chưa kể, dù đã thuê kho lưu trữ nhưng những vấn đề đi kèm như mối mọt, hỏng hóc, thất lạc hóa đơn là điều thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.
+ Chi phí bảo mật hoá đơn. Đây cũng là vấn đề nan giải mà các doanh nghiệp phải đảm bảo.
+ Chi phí nhân công nhập liệu hoá đơn. Khi thực hiện việc nhập liệu theo hình thức thủ công thường dẫn đến các sai sót thông tin không đáng có.
+ Chi phí về in ấn hoá đơn. Mỗi năm mất một nguồn ngân sách lớn cho việc in ấn hóa đơn
+ Chi phí chuyển phát nhanh.
+ Chi phí về nhân công xuất hoá đơn.
Tuy nhiên khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau đây:
+ Phí bản quyền phần mềm. Mức chi phí này thường doanh nghiệp chỉ cần phải trả một lần
+ Chi phí hoá đơn (số lượng theo từng lần phát hành)
+ Chi phí tích hợp (trả 1 lần).
+ Chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.
+ Chi phí bảo hành, nâng cấp phần mềm kế toán để kết nối với hóa đơn điện tử
Như vậy, đối với hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ không phải mất khoản chi phí lớn cho việc thuê kho lưu trữ, chi phí phát hành, nhập liệu hóa đơn… việc chuyển hóa đơn cho khách hàng được thực hiện vô cùng nhanh chóng, thuận tiện và đơn giản chỉ với vài thao tác cơ bản. không những vậy, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũng diễn ra nhanh chóng thuận tiện hơn nhờ việc nhập liệu hoàn toàn trên máy tính, tránh tối đa những sai sót có thể xảy ra. Không những vậy, việc thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử còn giúp các doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra các sai sót của hóa đơn, xem hóa đơn mình nhận có hợp phá, hợp lệ hay không, tránh tối đa tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hợp lệ.
Ngoài ra, đối với những doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm sẽ sớm hoàn thành việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp mình, đáp ứng những đòi hỏi, nhu cầu phát triển thực tiễn hiện nay của xã hội.
Một số điều cần biết về phương pháp khấu trừ khi tính thuế GTGT
Khấu trừ thuế giá trị gia tăng cần điều kiện gì?
Theo quy định mới nhất về hóa đơn thì thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là kể từ ngày 01/11/2020. Như vậy thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Đối với các doanh nghiệp chuyển đổi sớm sẽ có thời gian tìm hiểu các quy định về hóa đơn, các nghiệp vụ về hóa đơn, tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để hợp tác, cùng phối hợp triển khai sử dụng hóa đơn.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp giải đáp được các vướng mắc về chi phí hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy hiện nay.
