Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như trong việc kê khai thuế, nộp thuế, hóa đơn điện tử đóng một vai trò quan trọng không thể phủ nhận. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận lợi, hiệu quả. Nguyên nhân có thể là do chưa có sự tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng khi chuyển đổi, do chưa biết cách lập và xử lý hóa đơn điện tử hoặc do bị ngừng cấp mã đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Cụ thể trong trường hợp nào thì doanh nghiệp sẽ bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này.
1. Những trường hợp doanh nghiệp bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử
Mặc dù nội dung trên hóa đơn điện tử đã được quy định cụ thể trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn có không ít trường hợp doanh nghiệp bị ngừng cấp mã hoá đơn điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ không thể sử dụng hoá đơn điện tử cho các giao dịch kinh doanh. Việc ngừng cấp hoá đơn điện tử có thể xảy ra do doanh nghiệp yêu cầu hoặc bị cưỡng chế ngừng hoạt động khi vi phạm quy định của Chính phủ.
– Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ngừng cấp hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
– Mã số thuế của doanh nghiệp đã hết hiệu lực;
– Doanh nghiệp chuyển địa điểm hoặc ngừng hoạt động tại địa điểm kinh doanh đã được đăng ký;
– Doanh nghiệp tự yêu cầu ngừng cấp mã số hóa đơn điện tử do ngừng kinh doanh;
– Doanh nghiệp bị yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
– Các trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.
2. Làm thế nào để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ?
Để đảm bảo hóa đơn điện tử được hợp lệ và không bị cưỡng chế ngừng hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử đã được ban hành tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Trên thị trường có không ít các phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử. Do đó, khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tìm hiểu một cách kỹ càng, nên sử dụng phần mềm uy tín, chất lượng đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn được lập ra đồng thời đáp ứng được các tiêu chí về thời gian, chi phí và độ an toàn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử bằng cách sử dụng trang web của Tổng cục thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn và làm theo hướng dẫn.
3. Các tiêu chí của hóa đơn điện tử hợp lệ
Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải tập hợp các nội dung: Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có); Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Tổng số tiền thành toán chưa có thuế giá trị gia tăng; Tổng số tiền thanh toán đã tính thuế giá trị gia tăng; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); Thời gian tạo lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
NĂM 2020 THU NHẬP BAO NHIÊU ĐƯỢC GIẢM THUẾ TNCN NHIỀU NHẤT?
CHI PHÍ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CỦA DN CÓ TỐN HAY KHÔNG?
Về định dạng của hóa đơn điện tử: Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có định dạng chuẩn dữ liệu đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của các thông tin ghi trên hóa đơn. Tính toàn vẹn được hiểu là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi ngoại trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình giao dịch, lưu trữ hoặc hiển thị.
Thời điểm lập hóa đơn hợp lệ là thời điểm người bán và người mua tiến hành giao dịch, là lúc thực hiện chuyển giao quyền sở hữu. Việc đã trao nhận tiền hay chưa không ảnh hưởng đến việc tạo lập hóa đơn. Trong trường hợp giao dịch được thực hiện nhiều lần, thì mỗi lần giao dịch đều phải lập hóa đơn với các số liệu tương ứng với từng lần giao dịch.
